2016年11月29日火曜日


第4回 SharePointのドキュメント管理


 ~目次~

 






 
 


■はじめに


 今回はSharePointのドキュメント管理機能を紹介します。SharePointのドキュメント管理機能はファイルサーバーとよく似ていますが、本連載の第1回でも触れたようにファイルサーバーではカバーしきれない様々なニーズに応えることができるソリューションになり得る機能となっています。

 
 ドキュメント管理の代表的な機能として下記を紹介します。

 ・フォルダ分類
 ・タグ付け分類とビュー
 ・タグ以外の追加情報
 ・検索
 ・バージョン管理


■フォルダ分類



 前回の記事のおさらいになりますがドキュメント管理機能はファイルサーバーと同じく、フォルダ分類によってファイルを保持しています。


【フォルダによる整理】


 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
【ドキュメントの一覧】


 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 SharePointWebアプリケーションですがファイルサーバーと同様の使い方ができるので、Windowsの操作になれている方であれば戸惑う事はないと思います。


■タグ付け分類とビュー


 ここからがSharePoint独自の機能紹介になります。

 ファイルサーバーはフォルダによる分類になります。例えば「担当部門別」のフォルダ階層でフォルダ分類をしていたとします。この場合、「担当部門別」に目的のファイルを探す場合はスムーズにたどることが出来ます。しかし、担当部門をまたがって「製品カテゴリ」や「ファイル種別」など別の切り口でファイルを収集したい場合、何度もフォルダ階層を行き来する必要があり煩雑な作業となります。


このようなニーズに対して、SharePointでは目的別にファイルを探すためのタグ付けとビューを追加することが可能です。まず、タグ付けですが必要なだけの複数の分類を追加することができます。今回は下記のように「製品カテゴリ」「ファイル種別」の2種類を追加しました。

【タグの追加】

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 SharePointではデータを分類する為の任意のビューを追加することができます。ビューにはデータの「フィルタ条件」「ソート順」「グループ」等を設定することが可能です。今回は上記でタグ付けをした「製品別」「ファイル種類別」それぞれについてビューを追加してみました。

【製品別ビュー】


 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
【ファイル種類別ビュー】



 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 いかがでしょうか。このようにフォルダ階層とは別に分類用のタグを追加することで、目的に応じた切り口でファイルを探すことが可能になります。この他「更新日時順」の切り口でもビューを追加することが可能です。最新情報をすばやく共有したい場合に非常に役立ちます。


【更新順ビュー】


 
 

 
 
 

■タグ以外の追加情報


ファイルサーバーはファイル分類して配置しているだけであるため、はじめて業務に携わる新規参画者にとっては不親切であることもあります。SharePointではタグ付けと同じ要領でファイルに対する追加情報を付与することが可能です。ここではファイルに対する説明書きを記入する「説明」欄を追加しました。

 

【追加情報】


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


■検索


 タグ付けによる分類を紹介しましたが、ファイルサーバーと同様にキーワードによる検索も可能です。WordPowerPointなどのOfficeファイルやPDFファイルはファイル内の単語も検索対象に含まれます。

 
【検索結果例】


 

■バージョン管理


 ファイルサーバーではファイルの世代管理を「ファイル名 + 更新者名 + 日時」のような命名規則で世代管理をおこなうことが多くあります。更新頻度が多いものになるとファイル数が増え管理が煩雑になっていきます。また、誤ってファイルを上書きしてしまった場合に情報が失われてしまうという危険もあります。SharePointにはバージョン管理機能があり、ファイルの上書きをおこなった場合に自動的にバージョンが追加されます。必要に応じて、過去のバージョンを参照および過去のバージョンに戻すことも可能です。


【バージョン管理画面】

右クリックメニューからバージョン履歴を表示。


 
バージョン履歴画面。ファイル更新にはコメントを残すことも可能。変更内容を確認することが出来る。


 
過去のバージョンをダウンロードしたり、復元することが可能。


 バージョン管理機能を活用することで、ファイル数を増やすことなく運用することができ、上書きミスによるデータ損失の心配も無くなります。


■今回のまとめ


 今回はSharePointのファイル管理でよく利用される基本的な機能を紹介しました。ファイルサーバーと同様の直観的な使用感に加えて、ファイルの検索や管理が楽になる便利な機能が多数あることがお伝えできたと思います。これらの機能を活用することで大規模な組織にも対応した使いやすく安全なファイル管理サービスを展開することが可能です。

 

ブログアーカイブ
前回までのブログと今後の予定
 SharePointのバージョンアップ 第2回移行ツール(Sharegate)の紹介 2017年11月28日記事
 SharePointのバージョンアップ 第3回SharePoint移行に関する注意点 2018年1月予定
 
その他以下ブログを発信中です。
 
 
機械学習(Azure Machine Learning)の入門からビジネス活用へ


 

2016年11月25日金曜日


第3回 SharePoint テンプレートを使った簡単ポータル作成

~目次~




■はじめに


 今回からSharePointの機能を紹介していきます。様々な機能があり全てを紹介することは出来ませんが、業務に活用できる代表的な機能をピックアップして実際の画面をみながら解説します。

下記は、SharePoint Online上に実際に作成したサンプルの営業部ポータルです。SharePointが提供するテンプレートを組み合わせることにより1時間程度でこのようなポータルを立ち上げることが可能です。デザインが無く多少殺風景ですが、社内限定のポータルであればこれだけでも十分という場合もあるでしょう。HTMLのデザインを組み込むことで、見栄えの良いポータルにカスタマイズすることも可能です。


SharePoint ポータル作成例】


 

 今回はポータルに利用される代表的なテンプレートの概要を紹介します。

 ・お知らせ
 ・掲示板
 ・予定表
 ・リンク集
 ・ドキュメント管理
 ・検索

■お知らせ


 お知らせは、全体に向けた社内報や業務報告を掲載することに適したテンプレートです。ポータルのTOPに新着順に指定した件数を表示することができます。また「掲載期限」を設定することで期限切れの情報を自動的に非表示にする機能もあります。デフォルトでは「タイトル」「本文」の項目のみですが、業務用途に応じて「担当者」「問い合わせ先」など好きな項目を追加することも可能です。


TOPページなどに表示するお知らせの一覧】


【一覧のタイトルをクリックして表示される詳細画面】


 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 





 
 

■掲示板


 掲示板は、チーム内の情報交換を促すコミュニケーションツールです。一般的なWeb掲示板でありスレッドの作成と、スレッドへの返信が可能です。議論が活発なスレッドが上位表示される仕組みになっており、チームメンバーの興味や業界の最新情報などを知るためのツールとして活用されます。

【スレッドの一覧】


【スレッドの内容】






































今回は紹介を割愛しますが類似したテンプレートに「ブログ」があります。記事の投稿がメインであり、閲覧者からのフィードバックも欲しいという用途ではブログが利用されることもあります。


■予定表


個人の予定表はOutlook等を利用しますが、チームに関する共通の予定や会社カレンダーを掲載したい場合はSharePointの予定表テンプレートが利用可能です。

 
【予定表】


■リンク集


 業務で利用するURLのショートカットを提供することが可能です。よく利用するサービスが使いやすく配置されていることがポータルへアクセスする動機につながるため、表示順番の工夫やリンク切れ等が無いよう常に最新の状態にメンテナンスすることが重要です。

【リンク集】



 

 
















■ドキュメント管理


 ファイルサーバーと同じような操作で利用可能なドキュメント管理テンプレートです。今までの記事で紹介したように、ドキュメントの検索や最新版の管理を楽にするための豊富な機能を備えています。次回の記事では機能の詳細を紹介する予定です。


【フォルダによる整理】


 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 






 
 
【ドキュメントの一覧】


 

 
 
 
 
 
 
 
 
 




 

■検索



 一般的なWebの検索エンジンと同様の使い勝手の検索機能が標準で付属しています。検索キーワードにマッチした「ページ」「お知らせ」「掲示板」「ドキュメント」等の各種コンテンツが結果表示されます。WordPowerPoint等のOfficeドキュメントは、ファイル内のテキストも検索対象となっており、膨大なコンテンツの中から目的のドキュメントを短時間で見つけることが可能です。検索結果が多すぎる場合は、情報の種別や作成者情報でさらに結果を絞り込んで表示する機能等もあります。

 
【検索結果例】


■今回のまとめ


 今回は実際にShare Pointで作成したサンプルを元に代表的なテンプレートの概要を紹介しました。テンプレートを活用することでWeb開発の知識不要かつ短時間で目的のポータルを立ち上げられることがSharePointを利用するメリットです。次回は本シリーズの冒頭記事でも触れたファイルサーバーとの違いをお伝えするため、ドキュメント管理テンプレートで利用可能な様々な機能を詳細に紹介する予定です。

 

ブログアーカイブ
前回までのブログと今後の予定
 SharePointのバージョンアップ 第2回移行ツール(Sharegate)の紹介 2017年11月28日記事
 SharePointのバージョンアップ 第3回SharePoint移行に関する注意点 2018年1月予定
 
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